Zusammenarbeitsbereiche wuchern, weil jeder einen anlegen darf und niemand einen löscht. Es hilft eine einfache Regel: Wer einen Bereich anlegt, ist verantwortlich; jeder Bereich hat ein Ablaufdatum zur Überprüfung; und es gibt genau eine Stelle, an der Dateien liegen dürfen. Der Rest ist Gewöhnung.
Warum es wuchert
Ein neuer Zusammenarbeitsbereich ist in dreissig Sekunden angelegt. Das ist die grosse Stärke dieser Werkzeuge und zugleich der Grund für das Durcheinander.
Dazu kommt, dass ein Projekt endet, der Bereich aber bleibt. Und dass für dasselbe Thema mehrere Bereiche entstehen, weil niemand nachschaut, ob es schon einen gibt.
Am Ende gibt es die Kundenunterlagen an drei Orten: im Team, in einem gemeinsamen Ordner und im persönlichen Bereich der Person, die sie zuletzt bearbeitet hat. Welche Fassung gilt, weiss niemand.
Die drei Regeln, die reichen
Jeder Bereich hat eine verantwortliche Person
Nicht die Informatik, sondern jemand aus dem Fachbereich. Diese Person entscheidet über Mitglieder und darüber, ob der Bereich noch gebraucht wird.
Jeder Bereich hat ein Überprüfungsdatum
Nach zwölf Monaten kommt eine Frage an die verantwortliche Person: noch aktiv oder archivieren? Ohne Antwort wird archiviert, nicht gelöscht. Archivierte Bereiche bleiben lesbar und verschwinden aus der Übersicht.
Dateien liegen an genau einem Ort
Wenn ein Team für ein Projekt existiert, liegen die Projektdateien dort – nicht zusätzlich im allgemeinen Ordner. Das klingt banal und ist die Regel, die am häufigsten gebrochen wird.
Eine Struktur, die trägt
Wir empfehlen eine flache Aufteilung nach Zweck statt nach Abteilung, weil Abteilungen sich ändern und Zwecke seltener.
- Betrieb – laufende Themen, die nie enden: Personal, Finanzen, Qualität, Infrastruktur
- Kunden – ein Bereich pro Kunde oder pro Grossprojekt, mit Ablaufdatum
- Projekte – interne Vorhaben mit Anfang und Ende
- Allgemein – was alle betrifft: Vorlagen, Handbücher, Ankündigungen
Innerhalb der Bereiche braucht es keine tiefe Ordnerstruktur. Die Suche findet Dateien zuverlässiger als jede Verschachtelung – vorausgesetzt, die Dateien haben sprechende Namen.
Was der Umstellung im Weg steht
Der grösste Widerstand kommt nicht von der Struktur, sondern vom Verlust der gewohnten Laufwerksbuchstaben. Wer zwanzig Jahre lang „auf L" gearbeitet hat, will nicht in einem Browser suchen.
Wir richten deshalb die Synchronisation so ein, dass die wichtigsten Bereiche im gewohnten Dateiexplorer erscheinen. Die Umstellung wird dadurch spürbar kleiner.
Der zweite Punkt ist Geduld. Eine neue Struktur setzt sich über Monate durch, nicht über eine Schulung. Wir begleiten das mit kurzen Erinnerungen statt mit einem Handbuch, das niemand liest.