Fragen Sie erstens, ob die Person Office-Programme auf dem Gerät braucht oder mit dem Browser auskommt. Zweitens, ob sie geschäftliche Daten auf dem Mobiltelefon hat. Drittens, ob sie überhaupt ein eigenes Postfach braucht. Aus den Antworten ergibt sich der Plan – und häufig eine Mischung statt einer Lizenz für alle.
Die drei Fragen
Braucht die Person Word und Excel auf dem Gerät?
Wer den ganzen Tag in Tabellen arbeitet, braucht die installierten Programme. Wer Mail liest, gelegentlich ein Dokument öffnet und sonst in einer Fachanwendung arbeitet, kommt mit den Web-Versionen aus. Das ist der grösste Preisunterschied zwischen den Plänen.
Sind geschäftliche Daten auf dem Mobiltelefon?
Sobald Mail und Dokumente auf privaten oder geschäftlichen Mobilgeräten liegen, wird die Verwaltung dieser Geräte relevant: Zugriff nur mit Sperrcode, Fernlöschung bei Verlust, Trennung von privaten Daten. Diese Funktionen stecken im höheren Plan.
Braucht die Person ein eigenes Postfach?
In Produktion, Lager oder Gastronomie arbeiten oft Personen ohne eigene Mailadresse. Für sie gibt es günstigere Pläne oder gemeinsame Postfächer, die nichts kosten. Wer allen dieselbe Lizenz gibt, zahlt hier am meisten zu viel.
Wo regelmässig zu viel bezahlt wird
- Karteileichen. Konten ausgetretener Mitarbeitender, die weiter lizenziert sind. In jeder zweiten Prüfung finden wir welche.
- Gemeinsame Postfächer mit voller Lizenz. Adressen wie info@ oder buchhaltung@ brauchen keine eigene Lizenz, wenn sie als geteiltes Postfach eingerichtet sind.
- Ein Plan für alle. Der teuerste Plan für die ganze Belegschaft, weil drei Personen eine bestimmte Funktion brauchen.
- Doppelte Dienste. Ein separates Werkzeug für Videokonferenzen oder Dateiaustausch, das im Abonnement bereits enthalten wäre.
Eine Lizenzprüfung dauert bei einem mittleren Betrieb ein bis zwei Stunden und findet fast immer etwas. Das ist keine Kunst, es schaut nur selten jemand hin.
Wo man nicht sparen sollte
Der Zweitfaktor bei der Anmeldung ist in allen Plänen enthalten und muss nur eingeschaltet werden. Wer darauf verzichtet, spart nichts und riskiert alles.
Bei der Geräteverwaltung ist der höhere Plan für die Personen sinnvoll, die tatsächlich mobil arbeiten. Ein verlorenes Mobiltelefon ohne Fernlöschung ist ein Datenschutzfall.
Und die Sicherung der Inhalte ist in keinem Plan enthalten. Sie kostet zusätzlich, meist wenige Franken pro Person und Monat, und ist der Posten, den man am wenigsten streichen sollte.