Die Migration selbst dauert ein Wochenende. Die Vorbereitung dauert drei bis vier Wochen und entscheidet über das Ergebnis. Kritisch sind vier Punkte: vollständige Postfachdaten, geklärte Freigabestruktur, geprüfte Fachanwendungen und eine Belegschaft, die weiss, was sich am Montag ändert.
Was vor dem Wochenende passieren muss
Die eigentliche Umstellung ist der kürzeste Teil. Davor liegt die Arbeit, die niemand sieht.
- Bestandsaufnahme der Postfächer. Grösse, Anzahl, geteilte Postfächer, Verteiler, Weiterleitungen, Kalenderfreigaben. Gerade Verteiler und Freigaben werden regelmässig übersehen.
- Prüfung der Fachanwendungen. Welche Programme versenden Mail, welche greifen auf Dateiablagen zu, welche brauchen einen Laufwerksbuchstaben? Jede Antwort kann ein eigenes kleines Projekt sein.
- Domain und Absenderprüfung. SPF, DKIM und DMARC müssen vor der Umstellung passen, sonst landen die ersten Mails nach dem Umzug im Spam.
- Entscheid über die Dateiablage. Bleibt der Dateiserver, kommt alles nach SharePoint, oder wird es eine Mischform? Diese Frage ist die aufwendigste und gehört nicht ans Ende.
Wir arbeiten diese Punkte in drei bis vier Wochen ab und führen dabei eine Liste der offenen Fragen, die beim Kunden liegen. Erst wenn diese leer ist, wird ein Termin gesetzt.
Der Ablauf am Wochenende
Freitagabend nach Arbeitsschluss beginnt die letzte Übertragung. Die Postfachdaten sind zu diesem Zeitpunkt bereits zu 95 Prozent kopiert – synchronisiert wird nur noch, was seit dem letzten Lauf dazugekommen ist.
Samstagmorgen wird der Mailfluss umgestellt. Ab diesem Moment kommen neue Nachrichten in der neuen Umgebung an. Danach folgen Dateien, Berechtigungen und die Einrichtung der Arbeitsplätze.
Sonntag ist Prüftag. Wir gehen jeden Arbeitsplatz durch: Anmeldung, Postfach, Kalender, gemeinsame Ablagen, Drucker, Fachanwendung. Was nicht funktioniert, wird am Sonntag gefunden und nicht am Montag von der Belegschaft.
Am Montagmorgen sind wir vor Ort. Nicht weil wir Probleme erwarten, sondern weil die Fragen kommen – wo ist mein Ordner, warum sieht das anders aus, wie füge ich den Kalender hinzu.
Die vier Dinge, die am Montag auffallen
Verknüpfungen und Favoriten
Gespeicherte Verknüpfungen auf Netzlaufwerke funktionieren nach dem Umzug nicht mehr. Wir bereiten deshalb neue Verknüpfungen vor und legen sie auf den Arbeitsplätzen ab, bevor jemand danach sucht.
Signaturen
Mailsignaturen werden lokal gespeichert und ziehen nicht automatisch mit. Sie zentral neu auszurollen ist ohnehin sinnvoll – dann sehen sie zum ersten Mal seit Jahren wieder einheitlich aus.
Geräte, die Mail versenden
Multifunktionsdrucker, Zeiterfassung, Alarmanlagen: Alles, was scannt oder meldet, versendet über einen Mailserver. Diese Geräte melden sich nicht, sie hören einfach auf zu funktionieren.
Externe Freigaben
Links auf Dateien, die man Kunden geschickt hat, zeigen ins Leere. Wo das geschäftskritisch ist, richten wir eine Weiterleitung ein.