Ein brauchbarer Plan beantwortet fünf Fragen: Wer entscheidet? Wen ruft man an? Was wird sofort getrennt? Wie arbeitet der Betrieb ohne Systeme weiter? Wer informiert Kunden und Behörden? Alles darüber hinaus gehört in ein Handbuch, nicht auf das Blatt.
Warum Umfang schadet
Notfallpläne entstehen oft im Rahmen einer Zertifizierung und geraten entsprechend ausführlich. Sie beschreiben Szenarien, Zuständigkeiten und Meldeketten über viele Seiten – korrekt und im Ernstfall unbrauchbar.
Im Ernstfall herrscht Zeitdruck, oft ist es abends oder am Wochenende, und die Person vor Ort ist nicht die, die den Plan geschrieben hat. Was dann zählt, sind Telefonnummern und die ersten drei Handgriffe.
Wir empfehlen deshalb zwei Dokumente: ein Blatt für die ersten dreissig Minuten und ein Handbuch für alles Weitere. Nur das Blatt wird gedruckt und aufgehängt.
Was auf das Blatt gehört
- Wer entscheidet. Eine Person mit Namen und Stellvertretung. Im Notfall braucht es keine Kommission.
- Telefonnummern. IT-Betreuung, Geschäftsleitung, Versicherung, Internetanbieter – mit Nummern, die auch ohne Firmenverzeichnis funktionieren.
- Erste Handgriffe. Bei Verdacht auf Verschlüsselung: betroffene Geräte vom Netz trennen, nicht ausschalten. Ausschalten vernichtet Spuren, die für die Aufklärung wichtig sind.
- Notbetrieb. Wie wird gearbeitet, wenn nichts läuft? Welche Aufträge müssen trotzdem raus, was kann warten, wo liegen Papierlisten?
- Meldepflichten. Wer informiert Kunden, wer die Datenschutzstelle, wer die Versicherung – und in welcher Frist.
Mehr passt nicht auf eine Seite, und mehr braucht es in den ersten dreissig Minuten auch nicht.
Der Punkt, den fast alle vergessen
Der Plan liegt als Datei auf dem Server. Der Server ist der, der gerade ausgefallen ist.
Deshalb: ausdrucken. Ein Exemplar bei der Geschäftsleitung, eines am Empfang, eines zu Hause bei der Person, die im Ernstfall entscheidet. Zusätzlich eine Kopie beim IT-Betreuer.
Dasselbe gilt für Zugangsdaten zu externen Diensten. Wenn der Passwortspeicher im Netzwerk liegt, das gerade verschlüsselt ist, hilft er nicht. Ein versiegelter Umschlag im Tresor ist altmodisch und funktioniert.