Mehrfacherfassung kostet Zeit und erzeugt Widersprüche. Eine allumfassende Software zu suchen, ist selten der günstigste Weg – häufiger reicht es, ein System zum führenden zu erklären und die anderen daran anzubinden. Entscheidend ist die Frage, welches System die Wahrheit hält.
Woran man das Problem erkennt
- Dieselbe Angabe wird an mehreren Stellen eingegeben
- Bei Widersprüchen weiss niemand sicher, welche Fassung stimmt
- Es gibt eine Tabelle, die als Brücke zwischen zwei Systemen dient
- Regelmässig exportiert jemand Daten aus einem System, um sie in ein anderes zu importieren
- Auswertungen dauern lange, weil zuerst Daten zusammengesucht werden müssen
Drei oder mehr dieser Punkte deuten auf ein Schnittstellenproblem hin, nicht auf eine fehlende Software.
Die wichtigste Entscheidung: welches System führt
Bevor irgendetwas verbunden wird, muss für jede Datenart festgelegt sein, welches System die gültige Fassung hält. Kundenadressen im Verkaufssystem, Artikelstammdaten in der Warenwirtschaft, Personaldaten im Lohnsystem.
Diese Festlegung klingt banal und ist der Punkt, an dem die meisten Vorhaben hängen bleiben – weil zwei Abteilungen dasselbe beanspruchen.
Die Regel, die sich bewährt hat: Führend ist das System, in dem die Angabe entsteht. Wo eine Adresse zuerst erfasst wird, gehört sie hin; alle anderen bekommen sie von dort.
Danach fliesst die Information in eine Richtung. Zweiwegabgleiche sind technisch möglich, aber sie erzeugen Konflikte, für die es keine gute automatische Lösung gibt.
Was eine Verbindung kostet
Der Aufwand hängt weniger von der Datenmenge ab als von der Frage, ob beide Systeme eine Schnittstelle anbieten. Moderne Anwendungen tun das fast immer; ältere brauchen einen Umweg über Dateien.
Für eine einfache Verbindung zwischen zwei Systemen mit vorhandenen Schnittstellen rechnen wir mit einigen Tagen Aufwand. Dazu kommt ein laufender Posten für Überwachung und Anpassung, wenn ein Anbieter etwas ändert.
Dem gegenüber steht die eingesparte Erfassungszeit – und der Wegfall der Fehler, die durch Abtippen entstehen. Ab etwa fünfzig Vorgängen pro Woche rechnet sich das in der Regel innerhalb eines Jahres.
Wann eine neue Software doch richtig ist
Wenn eine bestehende Anwendung keine Schnittstelle hat und der Anbieter keine liefern will, ist der Umbau irgendwann teurer als der Ersatz.
Ebenso, wenn ein System seit Jahren nicht weiterentwickelt wird oder auf einer Technik läuft, die keine Sicherheitsaktualisierungen mehr bekommt. Dann ist die Schnittstelle nur ein Aufschub.
Was wir nicht empfehlen, ist der Wechsel auf ein Grosssystem, weil es „alles aus einer Hand" verspricht. Das löst das Schnittstellenproblem, schafft aber eine Abhängigkeit, aus der man schwer wieder herauskommt.