Der teuerste Prozess ist der, den niemand aufgeschrieben hat. Er läuft nur, solange die eine Person da ist, die ihn im Kopf hat – und er kostet jeden Monat Stunden, die niemand misst.
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Ein Prozess nach dem anderen – nicht die ganze Firma auf einmal
Der teuerste Prozess ist der, den niemand aufgeschrieben hat. Er läuft nur, solange die eine Person da ist, die ihn im Kopf hat – und er kostet jeden Monat Stunden, die niemand misst.
Prozessdigitalisierung ersetzt Papier, E-Mail-Ketten und Excel-Listen durch nachvollziehbare digitale Abläufe: Antrag, Freigabe, Ablage, Auswertung. Wir fangen bei einem Prozess an, der oft vorkommt und alle nervt – Spesen, Ferienanträge, Rechnungsfreigabe, Auftragserfassung – und machen ihn in wenigen Wochen fertig. Was dabei zählt, ist nicht die Software, sondern die Frage, wer was wann entscheidet. Aufgebaut auf dem, was Sie schon haben, meistens Microsoft 365.
Nicht jeder Ablauf lohnt sich. Diese drei fast immer.
Ein Ablauf, der zweimal im Jahr stattfindet, lohnt keinen Aufwand. Einer, der jede Woche zwanzigmal durchläuft, lohnt ihn schon nach wenigen Monaten. Häufigkeit schlägt Komplexität.
Wenn während der Ferien einer Mitarbeiterin ein Prozess stillsteht, ist das kein Personalproblem, sondern ein Prozessproblem. Digitalisierung heisst hier vor allem: aufschreiben, was bisher nur im Kopf existierte.
„Ist die Rechnung schon freigegeben?“ – wenn diese Frage regelmässig per Telefon geklärt wird, fehlt nicht Software, sondern Sichtbarkeit. Das ist der schnellste Gewinn überhaupt.
Prozessdigitalisierung überführt einen wiederkehrenden Ablauf von Papier, E-Mail und Zuruf in eine Form, die nachvollziehbar ist: Ein Antrag wird erfasst, läuft an die zuständige Person, wird freigegeben oder zurückgewiesen, landet in der Ablage und ist danach auswertbar. Der Unterschied zur reinen Ablage ist die Führung: Das System weiss, wer als Nächstes dran ist, und erinnert daran.
Der Anfang ist nicht die Software, sondern die Frage nach den Entscheidungen. Wer darf was freigeben, bis zu welchem Betrag, und wer vertritt diese Person in den Ferien? Diese Fragen sind in vielen Betrieben nie sauber beantwortet worden – der Prozess funktionierte, weil man sich kannte. Bei der Digitalisierung müssen sie beantwortet werden, und das ist der eigentliche Nutzen: Er entsteht schon vor der ersten Zeile Konfiguration.
Für die Umsetzung greifen wir zuerst auf das zurück, was vorhanden ist. In den meisten KMU ist das Microsoft 365 – Formulare, Freigabeläufe, Ablage in SharePoint, Benachrichtigungen in Teams. Das deckt einen grossen Teil der typischen Abläufe ab, ohne dass eine zusätzliche Software eingekauft und betreut werden muss. Erst wenn das nicht reicht, reden wir über spezialisierte Lösungen.
Zwei Dinge gehören von Anfang an dazu. Erstens der Datenschutz: Sobald Personendaten im Spiel sind – Bewerbungen, Absenzen, Spesen, Einwohneranliegen – braucht es geregelte Zugriffe, Aufbewahrungsfristen und die Klärung, wo die Daten liegen. Zweitens die Abnahme durch die Leute, die damit arbeiten. Ein Prozess, den das Team umgeht, weil er umständlicher ist als vorher, hat nichts verbessert.
Vier bis acht Wochen bis zum ersten produktiven Ablauf. Dann der nächste.
In einem Workshop sammeln wir die Abläufe, die stören, und bewerten sie nach Häufigkeit, Aufwand und Risiko. Der erste ist der, der oft vorkommt und wenig Schaden anrichten kann.
Wer erfasst, wer prüft, wer gibt frei, wer vertritt? Bis zu welchem Betrag ohne Zweitunterschrift? Diese Klärung ist der Teil, der wirklich Substanz hat – und der ohne uns oft nie stattfindet.
Formular, Freigabelauf, Ablage, Benachrichtigung – in aller Regel mit dem, was Ihre Microsoft-365-Lizenz schon enthält. Keine neue Software, wenn es keine braucht.
Kurze Einführung für die Beteiligten, dann vier Wochen begleiten. Was im Alltag hakt, wird angepasst – danach ist der Prozess fertig, und der nächste kann beginnen.
Aus unserer Erfahrung mit KMU und Gemeinden – nach Häufigkeit sortiert.
Am Beispiel einer Rechnungsfreigabe in einem Betrieb mit 30 Personen.
| Punkt | Bisher | Danach |
|---|---|---|
| Eingang | Papier oder PDF per Mail | Zentraler Eingang, automatisch erfasst |
| Weiterleitung | Weitergereicht oder weitergemailt | Geht automatisch an die zuständige Person |
| Stand | Nachfragen per Telefon | Jederzeit sichtbar, mit Verlauf |
| Vertretung | Bleibt in den Ferien liegen | Hinterlegt, greift automatisch |
| Ablage | Von Hand, uneinheitlich | Automatisch, einheitlich benannt |
| Auswertung | Nicht möglich | Durchlaufzeiten und Engpässe sichtbar |
Was sich ändert, wenn ein Ablauf nicht mehr auf Zuruf funktioniert.
Gross genug, dass Zuruf nicht mehr reicht, zu klein für eine eigene Organisationsabteilung. Genau hier summieren sich fünf Minuten pro Vorgang zu Tagen im Jahr.
Fristen, Zuständigkeiten und Aktenführung sind ohnehin geregelt – digital werden sie nachvollziehbar. Wir kennen die Anforderungen aus GEVER-Umgebungen und arbeiten mit den bestehenden Fachanwendungen zusammen.
Drei Prozesse aus der Region. Der Aufwand lag jedes Mal in der Klärung, nicht in der Software.
Ausgangslage. Rechnungen kamen per Post und per Mail, wurden ausgedruckt, weitergereicht und regelmässig gesucht. Der Stand war nur telefonisch zu erfahren.
Vorgehen. Zentraler Eingang, automatische Zuordnung zur zuständigen Person, Freigabe mit Betragsgrenzen, Ablage automatisch benannt. Umgesetzt mit vorhandenen Microsoft-365-Lizenzen.
Ergebnis. Die Durchlaufzeit sank von durchschnittlich neun auf zwei Tage. Der grösste Gewinn war aber die Klärung, wer bis zu welchem Betrag allein freigeben darf – die hatte vorher niemand aufgeschrieben.
Ausgangslage. Ferien- und Absenzanträge auf Papier, Ablage in einem Ordner, Übersicht in einer Excel-Liste, die eine Person pflegte.
Vorgehen. Digitaler Antrag mit Vertretungsregel, Genehmigung durch die Abteilungsleitung, automatischer Eintrag in den Kalender.
Ergebnis. Die Excel-Liste entfiel. Wichtiger: Während der Ferien der zuständigen Person läuft der Prozess weiter, weil die Vertretung hinterlegt ist.
Ausgangslage. Rapporte wurden auf Zettel geschrieben und abends im Büro erfasst. Manche kamen nie an, andere waren unleserlich.
Vorgehen. Erfassung direkt auf der Baustelle über das Mobiltelefon, mit Foto und Zeitstempel, direkt in die Auftragsverwaltung.
Ergebnis. Die abendliche Erfassung entfiel, die Rechnungsstellung wurde um Tage schneller. Zwei Mitarbeitende brauchten drei Wochen, bis sie umgestellt hatten – das war eingeplant.
Nach Häufigkeit sortiert – und nach dem Verhältnis von Aufwand zu spürbarem Nutzen.
Unser Sitz ist an der Sihleggstrasse in Wollerau, im Bezirk Höfe. Von dort betreuen wir Betriebe in Pfäffikon SZ, Freienbach, Richterswil, Wädenswil, Einsiedeln, Lachen und der March, dazu die Stadt Zürich in rund 25 und den Kanton Zug in rund 30 Minuten. Was sich aus der Ferne erledigen lässt, erledigen wir aus der Ferne – die Nähe zählt dort, wo jemand vorbeikommen muss: beim Gerätetausch, an der Verkabelung, im Serverraum.
Die Überführung eines wiederkehrenden Ablaufs von Papier, E-Mail und Zuruf in einen geführten digitalen Prozess: erfassen, freigeben, ablegen, auswerten – mit sichtbarem Stand und hinterlegter Vertretung.
Bei einem Ablauf, der oft vorkommt, alle nervt und bei dem ein Fehler keinen Schaden anrichtet. Rechnungsfreigabe, Ferienanträge und Spesen sind die drei häufigsten Einstiege – und alle drei bringen schnell sichtbaren Nutzen.
Meistens nicht. Wenn Sie Microsoft 365 einsetzen, sind Formulare, Freigabeläufe, Ablage und Benachrichtigungen bereits enthalten. Zusätzliche Software empfehlen wir erst, wenn die vorhandenen Mittel nachweislich nicht reichen.
Vom Workshop bis zum ersten produktiven Prozess sind vier bis acht Wochen realistisch. Der grösste Teil davon ist Klärung – die Konfiguration selbst geht schnell.
Ein erster Prozess bewegt sich für ein KMU im Bereich weniger Beratungs- und Umsetzungstage. Weil wir auf vorhandenen Lizenzen aufbauen, kommen oft keine zusätzlichen Softwarekosten dazu.
Sie werden von Anfang an mitgedacht: Wer darf sie sehen, wie lange werden sie aufbewahrt, wo liegen sie. Bei Absenzen, Bewerbungen oder Einwohneranliegen ist das keine Formalie, sondern Voraussetzung nach revDSG.
Dann ist der Prozess umständlicher als vorher – und das ist unser Fehler, nicht der des Teams. Deshalb begleiten wir vier Wochen nach dem Start und passen an, was im Alltag hakt.
Nein, aber es ist die Voraussetzung. Ein Ablauf, der digital und strukturiert läuft, lässt sich später sinnvoll mit KI ergänzen – etwa beim Auslesen von Belegen. Ein Ablauf auf Papier lässt sich nicht automatisieren.
Ja. Wir ersetzen keine funktionierende Branchensoftware, sondern schliessen die Lücken davor und danach – die Erfassung, die Freigabe, die Ablage.
Wir raten davon ab. Zwei parallele Einführungen überlasten die Beteiligten, und wenn beide gleichzeitig haken, wird das Vorhaben insgesamt in Frage gestellt. Nacheinander ist schneller.
Digitalisierte Abläufe müssen in die Aktenführung münden, nicht daneben. Wir richten die Ablage so ein, dass die geschäftsrelevanten Dokumente dort landen, wo die Aktenführung sie erwartet.
An der Durchlaufzeit und an der Zahl der Rückfragen. Beides ist vorher meist unbekannt und nachher sichtbar – das allein ist schon ein Gewinn.
Nennen Sie uns den Ablauf, der am meisten nervt. Wir schauen ihn uns an und sagen Ihnen, ob und wie schnell er sich lohnt. Das Erstgespräch ist kostenlos.