Grossprojekte scheitern, weil sich die Voraussetzungen ändern, bevor sie fertig sind, weil niemand mehr weiss, warum eine Entscheidung so getroffen wurde, und weil der Nutzen erst am Schluss kommt. Etappen von acht bis zwölf Wochen mit sichtbarem Ergebnis halten das Vorhaben am Leben.
Warum lange Vorhaben scheitern
Ein Vorhaben über zwei Jahre muss Annahmen treffen, die zu Beginn stimmen und am Ende nicht mehr. Personen wechseln, Anforderungen ändern sich, Anbieter stellen Produkte ein.
Dazu kommt der Verlust an Begründung. Nach einem Jahr weiss niemand mehr, warum eine bestimmte Entscheidung so gefällt wurde – und sie wird trotzdem umgesetzt, weil sie im Konzept steht.
Der dritte Punkt ist der wichtigste: Der Nutzen kommt erst am Schluss. Bis dahin kostet das Vorhaben nur, und jede Verzögerung frisst Rückhalt.
Wie eine Etappe aussieht
- Acht bis zwölf Wochen von Beginn bis sichtbarem Ergebnis
- Ein abgegrenzter Ablauf, nicht ein Systembereich
- Ein Verantwortlicher aus dem Fachbereich, der entscheiden darf
- Ein Ergebnis, das nutzbar ist, auch wenn danach nichts mehr folgt
- Eine Auswertung: Was hat sich gemessen verändert?
Der vierte Punkt ist der entscheidende. Eine Etappe, deren Ergebnis erst mit der nächsten nutzbar wird, ist keine Etappe, sondern ein Zwischenstand.
Die Reihenfolge der Etappen
Wir beginnen fast immer mit dem Ablauf, der am häufigsten vorkommt und das geringste Risiko trägt. Nicht mit dem wichtigsten – denn beim ersten Mal macht man Fehler, und die sollen billig sein.
Die zweite Etappe knüpft dort an, wo die erste Fragen aufgeworfen hat. Häufig sind das die Daten: Sobald ein Ablauf digital läuft, fällt auf, dass die Stammdaten Lücken haben.
Erst in der dritten oder vierten Etappe kommen die Abläufe an die Reihe, an denen wirklich viel hängt. Zu diesem Zeitpunkt kennen alle Beteiligten das Vorgehen und die Werkzeuge.
Was zwischen den Etappen passiert
Eine Pause von einigen Wochen ist keine Verzögerung, sondern Teil des Vorgehens. Sie erlaubt, dass sich das Neue setzt, und bringt die Rückmeldungen, die man für die nächste Etappe braucht.
In dieser Zeit fallen die Dinge auf, die in der Einführung niemand bedacht hat – der Sonderfall, die Ausnahme, die Abwesenheitsvertretung.
Wer ohne Pause weitermacht, stapelt diese offenen Punkte auf. Nach der dritten Etappe ist der Stapel höher als der Fortschritt.