Geeignet ist Arbeit, die häufig anfällt, klar beschreibbar ist und deren Ergebnis jemand prüft. Ungeeignet ist Arbeit, bei der ein Fehler teuer wird und niemand hinschaut, bei der die Regeln ständig wechseln oder bei der die Datengrundlage fehlt. Diese drei Kriterien sortieren die meisten Ideen in zwanzig Minuten.
Die drei Merkmale einer geeigneten Aufgabe
Sie kommt oft vor
Eine Aufgabe, die dreimal im Jahr anfällt, lohnt keine Automatisierung – der Aufwand für Einrichtung und Pflege übersteigt den Nutzen. Interessant wird es ab täglich oder mehrmals wöchentlich.
Sie lässt sich beschreiben
Wenn Sie einer neuen Mitarbeiterin in fünf Sätzen erklären könnten, was zu tun ist, ist die Aufgabe geeignet. Wenn Sie sagen müssten „das spürt man mit der Zeit", ist sie es nicht.
Jemand prüft das Ergebnis
Der wichtigste Punkt. Wo ein Mensch das Resultat ohnehin ansieht, bevor es wirkt, ist der Einsatz unproblematisch. Wo etwas ungeprüft nach draussen geht, wird es heikel.
Drei Beispiele, die funktionieren
Entwürfe für wiederkehrende Korrespondenz
Terminbestätigungen, Standardauskünfte, Absagen: Der Entwurf entsteht in Sekunden, die Person passt an und schickt. Zeitersparnis pro Vorgang wenige Minuten, bei zwanzig Vorgängen am Tag ist das eine Stunde.
Zusammenfassungen langer Unterlagen
Protokolle, Berichte, Vertragsentwürfe. Die Zusammenfassung ersetzt das Lesen nicht, aber sie sagt, welche zwanzig von zweihundert Seiten gelesen werden müssen.
Aufbereitung unstrukturierter Angaben
Aus einer Mail mit einer Bestellung die Positionen herausziehen, aus einem Formular die Angaben in eine Tabelle übertragen. Klar begrenzt, gut prüfbar, häufig.
Drei Beispiele, die nicht funktionieren
Auskünfte mit Rechtsfolge ohne Kontrolle
Ein System, das Bürgerinnen und Bürgern oder Kundinnen und Kunden verbindliche Auskünfte gibt, ohne dass jemand sie prüft, ist ein Haftungsproblem. Der Nutzen ist real, aber er braucht einen Menschen dazwischen.
Aufgaben mit ständig wechselnden Regeln
Wo sich Vorgaben monatlich ändern, ist der Pflegeaufwand höher als der Gewinn. Das Ergebnis ist ein System, dem niemand mehr traut, weil es die letzte Änderung nicht kennt.
Alles, wofür die Daten fehlen
Der häufigste Grund für gescheiterte Vorhaben. Wer seine Kundendaten in drei Systemen und zwei Tabellen führt, hat kein KI-Problem, sondern ein Datenproblem – und das muss zuerst gelöst werden.
Wie man das im eigenen Betrieb prüft
Nehmen Sie eine Woche lang auf, welche Tätigkeiten wie oft anfallen. Nicht detailliert, eine Strichliste genügt. Danach sortieren Sie nach Häufigkeit.
Für die obersten fünf Tätigkeiten stellen Sie die drei Fragen: oft genug, beschreibbar, wird geprüft? Was dreimal Ja ergibt, ist ein Kandidat.
Beginnen Sie mit genau einem. Wer drei Vorhaben gleichzeitig startet, bringt keines zu Ende, und niemand kann hinterher sagen, was gewirkt hat.