In einer Verwaltung eignen sich zuerst die internen Aufgaben: Protokolle zusammenfassen, Vorlagen entwerfen, lange Unterlagen erschliessen. Alles, was gegenüber Bürgerinnen und Bürgern verbindlich wirkt, braucht einen Menschen dazwischen. Das Amtsgeheimnis und die kantonalen Vorgaben sind vorab zu klären, nicht nachträglich.
Warum intern beginnen
Der Nutzen in einer Verwaltung liegt zunächst dort, wo niemand ausserhalb betroffen ist. Das senkt das Risiko auf null und erlaubt es, Erfahrung zu sammeln, bevor heiklere Fragen anstehen.
- Protokolle von Kommissionssitzungen zusammenfassen und Beschlüsse herausziehen
- Entwürfe für wiederkehrende Schreiben – Fristerstreckungen, Empfangsbestätigungen, Terminmitteilungen
- Lange Unterlagen erschliessen: Vernehmlassungen, Berichte, Reglemente anderer Gemeinden
- Übersetzungen für mehrsprachige Mitteilungen als Entwurf
In allen vier Fällen liest jemand das Ergebnis, bevor es wirkt. Das ist die Bedingung, unter der der Einsatz unproblematisch ist.
Was das Amtsgeheimnis bedeutet
Mitarbeitende einer Verwaltung unterstehen dem Amtsgeheimnis. Was in einem Dossier steht, darf nicht an Dritte gelangen – und ein Cloud-Dienst ist ein Dritter.
Das schliesst den Einsatz nicht aus, verlangt aber Sorgfalt: geschäftliches Abonnement mit Auftragsbearbeitungsvertrag, geklärter Speicherort, keine Verwendung der Eingaben zur Weiterentwicklung und eine schriftliche Regel, welche Inhalte hineingehören.
Dazu kommen kantonale Vorgaben, die sich unterscheiden. Einige Kantone haben Merkblätter für den KI-Einsatz in Gemeinden veröffentlicht; diese sind vor dem Start zu konsultieren.
Wir liefern hierzu die technische Grundlage und arbeiten mit der Rechtsabteilung oder dem Datenschutzbeauftragten zusammen. Die rechtliche Beurteilung selbst gehört nicht in unsere Hände.
Wo Vorsicht angebracht ist
Auskünfte an Bürgerinnen und Bürger, die wie eine Verfügung wirken können, gehören nicht in ein automatisiertes System ohne Kontrolle. Eine falsche Auskunft über eine Frist oder eine Gebühr hat Folgen.
Ebenso wenig geeignet sind Entscheide mit Ermessensspielraum. Wo abgewogen wird, braucht es eine Person, die abwägt und die Verantwortung trägt.
Ein Auskunftsassistent auf der Website kann trotzdem sinnvoll sein – wenn er auf allgemeine Informationen begrenzt ist und deutlich sagt, dass verbindliche Auskünfte über den ordentlichen Weg laufen.