Die ersten vier Wochen gehören der Übernahme von Zugängen und Wissen, nicht Verbesserungen. Danach folgen Bestandsaufnahme, das Schliessen der grössten Lücken und erst zum Schluss die Projekte. Wer diese Reihenfolge umdreht, baut auf Unbekanntem auf.
Wochen 1 bis 4: übernehmen, nicht verändern
In der ersten Phase geht es ausschliesslich darum, arbeitsfähig zu werden: Zugangsdaten, Dokumentation, Verträge, Ansprechpersonen bei Lieferanten, Zugang zur Fernwartung, Kenntnis der Sicherungsläufe.
Wir verändern in dieser Zeit bewusst so wenig wie möglich. Jede Änderung, deren Wirkung wir nicht abschätzen können, erzeugt Störungen, die dann fälschlich dem Wechsel zugeschrieben werden.
Parallel läuft der Support bereits normal. Die Belegschaft merkt vom Wechsel idealerweise nur, dass sie eine neue Nummer anruft.
Wochen 5 bis 10: Bestandsaufnahme
Jetzt wird aufgenommen, was tatsächlich vorhanden ist – nicht, was in Unterlagen steht. Erfahrungsgemäss weichen die beiden voneinander ab.
- Geräte mit Alter, Zustand und Garantielage
- Server, Dienste und ihre Abhängigkeiten untereinander
- Sicherungen: was wird gesichert, wohin, wie lange aufbewahrt, wann zuletzt zurückgespielt
- Benutzerkonten inklusive der längst ausgetretenen
- Verträge und Lizenzen mit Laufzeit und Kündigungsfrist
Aus dieser Aufnahme entsteht ein Bericht mit drei Kategorien: sofort handeln, im laufenden Jahr erledigen, beobachten. Der Bericht gehört dem Kunden und bleibt auch dann bei ihm, wenn die Zusammenarbeit endet.
Monate 3 bis 6: die grössten Lücken schliessen
In fast jeder Übernahme finden wir dieselben drei Punkte: eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, Berechtigungen, die niemand mehr überblickt, und mindestens ein Gerät, das seit Jahren keine Aktualisierung mehr bekommen hat.
Diese drei bearbeiten wir zuerst, weil sie das grösste Risiko bei überschaubarem Aufwand darstellen. Erst danach reden wir über Neues.
Was in dieser Phase auffällt, gehört ins Protokoll – auch das, was wir nicht ändern. Ein bekanntes und akzeptiertes Risiko ist etwas anderes als ein unbekanntes.
Monate 6 bis 12: Projekte und Rhythmus
Erst jetzt sind Projekte sinnvoll: ein Serverwechsel, die Umstellung auf Cloud-Dienste, ein neues Netzwerk. Zu diesem Zeitpunkt kennen beide Seiten die Umgebung gut genug, um Aufwand und Risiko realistisch einzuschätzen.
Parallel etabliert sich der Rhythmus: monatliche Auswertung der Tickets, quartalsweise ein Gespräch über Stand und Vorhaben, jährlich eine aktualisierte Bestandsaufnahme.
Nach zwölf Monaten sollte der Betrieb an einem Punkt sein, an dem der IT-Partner austauschbar wäre – Dokumentation vollständig, Zugänge beim Kunden, keine Abhängigkeit von einer einzelnen Person. Genau das ist das Ziel.